Comment être plus productif avec Microsoft 365

Que vous soyez un entrepreneur, un enseignant, un parent à temps plein, un étudiant ou un artiste, la technologie et l’intelligence artificielle trouvent des moyens de nous faciliter la vie. Le nouveau logiciel Microdoft 365 (disponible pour PC, Mac, Android, iOS, Chromebook) est le chef de file de cette tâche.

Richard Gunter, formateur professionnel de Microsoft, explique les 5 caractéristiques qui aident à vous faciliter la vie.

1. Microsoft Editor

Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word, vous êtes certainement habitué aux lignes ondulées qui apparaissent sous un mot que vous avez mal orthographié. Le nouveau logiciel Microsoft Editor a été conçu avec l’apprentissage machine et l’intelligence artificielle pour non seulement corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, mais aussi pour vous aider à écrire des phrases entières. Choisissez une phrase que vous aimeriez réécrire, puis choisissez « Réécrire la phrase » et l’éditeur vous fournira les options à choisir. Peut-être que ce sera plus concis ou qu’il utilisera un langage qui n’avait pas été envisagé.

Microsoft Editor a aussi un vérificateur de similitude intégré. Qu’est-ce que cela signifie? Et bien, si vous êtes un étudiant ou un chercheur qui écrit beaucoup de revues ou d’articles de journaux, l’éditeur examine les sources qui existent et vous fait savoir si ce que vous avez écrit ressemble à ce qui a déjà été publié par quelqu’un d’autre. L’éditeur vous offre alors deux options : il peut réécrire la phrase pour vous, ou il peut vous aider à la citer.

2. Outlook

Le plus souvent associé aux courriels professionnels, Outlook est offert sur tous les appareils, y compris outlook.com pour un accès au Web. Ce n’est pas obligatoirement une application professionnelle, vous pouvez maintenant l’utiliser pour vos courriels personnels et la synchroniser avec les comptes Gmail, Yahoo ou Hotmail.

Une des raisons de l’utiliser avec vos courriels personnels, ainsi que vos courriels professionnels, est que vous pouvez synchroniser vos calendriers et ainsi lorsque quelqu’un au travail veut organiser une réunion le jour où vous avez un rendez-vous chez le dentiste, il apparaîtra dans votre calendrier comme journée occupée. Il n’y a pas de partage de renseignements entre les calendriers, mais vous aide à être plus organisé.

3. Le démarrage rapide (Quickstarter) de PowerPoint

Cet outil vous permettra de passer en quelques secondes d’une page blanche à un plan complet du sujet de présentation que vous faites. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur « Nouveau dossier » en haut dans PowerPoint et ensuite vous pouvez voir l’icône « Démarrage rapide ». Choisissez un sujet, peu importe lequel, choisissez ensuite un thème et attendez que l’intelligence artificielle trouve des renseignements sur lesquels vous pouvez vous appuyer.

Le démarrage rapide ne remplit pas la présentation, mais il vous donne un plan à suivre et suggère les sujets et les mots clés qui peuvent améliorer le projet dans son ensemble.

4. Le formateur de présentation (Presenter Coach) de PowerPoint

Faire une présentation peut être éprouvant pour certains, mais « Presentation Coach » vous aide à être prêt et vous guide dans la pratique pour que vous soyez prêt lorsque viendra le temps de se lever devant une foule de gens (en personne ou virtuellement).

Allumez votre microphone et l’intelligence artificielle vérifiera votre débit de parole (trop lent ou trop rapide), les choix de mots pour favoriser le langage inclusif, et les mots de remplissage comme « heu » ou « donc » pour vous permettre d’être plus concis.

5. Stockage infonuagique OneDrive

Un autre avantage de l’abonnement Microsoft 365 est l’obtention d’un téraoctet de stockage pour vous ou, si vous avez un abonnement familial, pour chaque membre de votre famille (jusqu’à 5 membres). Cela vous permet de télécharger tous vos fichiers à partir de votre téléphone ou de votre ordinateur, de partager des fichiers volumineux avec la famille en partageant simplement un lien, et de garder vos fichiers en sécurité en cas de perte ou de perte d’accès à l’un de vos appareils.

L’autre caractéristique de OneDrive est le coffre personnel (« Personal Vault »). OneDrive est déjà très sécuritaire, mais le coffre personnel ajoute un autre niveau de sécurité avec une authentification à 2 facteurs. De cette façon, si quelqu’un accède à votre mot de passe, ils ne seront pas en mesure d’avoir accès à des renseignements comme votre NAS, vos renseignements d’imposition, les copies de votre passeport ou toute autre chose que vous gardez dans votre coffre personnel.