Comment organiser des réunions en mode hybride efficaces

Avant l’arrivée de 2020, le modèle « Travailler de n’importe où » (TNO) était en plein essor pour de nombreuses organisations. La connectivité grâce à la technologie nous permet de rester productifs partout où le travail ou la vie nous mène. Toutefois, lorsque la pandémie a obligé presque toutes les entreprises à repenser leur façon de travailler au quotidien, les organisations se sont tournées vers de puissants outils numériques pour maintenir le flux de travail et les communications. Pour plusieurs, ce fut un parcours semé d’embûches pour s’assurer que les équipes disposent de tout ce dont elles avaient besoin pour assurer des réunions efficaces. Bien que la technologie nous ait donné la possibilité d’organiser des réunions, la façon de les rendre productives est une tout autre question. Chez Jackman, nous avons mis en œuvre ce modèle pour travailler de n’importe où bien avant que le monde ne change en 2020, et nos idées pourraient inspirer votre personnel à rester connecté, productif et motivé.

Nous avons toujours été un groupe axé sur la collaboration chez Jackman, et le modèle TNO fait partie de notre culture depuis un certain temps maintenant. Mais passer à une culture TNO n’est pas une mince affaire, alors j’ai pensé que je pourrais vous faire part de ce qui a fonctionné et fonctionne encore pour nous. Définir des attentes claires, devenir des experts en efficacité et favoriser un meilleur engagement, voilà ce que nous, chez Jackman, attribuons à la tenue de meilleures réunions.

Établir des attentes claires

Lorsque chacun comprend clairement l’objectif de chaque réunion, tout le monde est prêt à travailler.

• La nécessité d’avoir des attentes claires en ce qui concerne les réunions doit être définie, adoptée et appliquée. Voici quelques questions à considérer :

• De quel type de réunion s’agit-il ? Quels sont les résultats et les réalisations escomptés ? Établissez des normes pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

• Déterminez le type d’engagement. Cela est différent pour chaque organisation, mais aussi pour chaque individu et chaque niveau (au niveau de l’organisation, du service et de l’équipe de projet).

  • S’agit-il d’une séance de remue-méninges ? Un partage ?
  • Quelles sont les réunions clés qui se tiendront en personne ?
  • Qui doit participer obligatoirement ou facultativement ?

Devenir des experts en efficacité

Qu’est-ce qui convient à votre équipe et à votre projet individuel ? Utilisez votre temps judicieusement pour créer un flux de travail transparent pour vos équipes.

Envisagez des heures de réunion inhabituelles. Au lieu de plages de réunions de 30 minutes, préférez-vous des plages de 15 ou 20 minutes ? Préparez un ordre du jour clair et détaillé avec un objectif final.

• Envisagez des lectures préalables et une approche de type modérateur plutôt que la contrainte de devoir toujours partager les écrans.

• Investissez dans la bonne technologie. Des outils avancés de visioconférence aux équipements de collaboration, Staples Professionnel peut aider votre équipe à rester connectée. Son équipe de spécialistes en technologie est toujours prête à vous aider, réduisant ainsi les temps d’arrêt.

• Redéfinissez vos besoins en informatique en tirant parti de plateformes et de logiciels tiers pour faciliter les divers scénarios de réunion (séances de remue-méninges, évaluations annuelles, etc.).

• Optez pour des solutions externes qui permettent à vos employés de se concentrer sur les priorités de l’entreprise.

Recréer la connectivité de différentes façons

• Pensez autrement que par le biais de Zoom. Nous sommes câblés pour nous engager et nous connecter à des niveaux plus poussés. En fait, notre travail est étroitement lié à la façon dont nous nous sentons durant les réunions. 

• Vous souvenez-vous de l’époque où l’on plaisantait autour du distributeur d’eau ? Essayez de canaliser une partie de cette interaction en réservant cinq minutes au début de chaque réunion pour faire une pause — une occasion pour les participants de faire le vide et de parler de ce qui les préoccupe.

• Les discussions autour d’un café sont un moyen facile de s’arrêter et de faire le point avec votre équipe. Votre équipe se sentira détendue et prête à aller de l’avant. C’est un effort qui ne passera pas inaperçu. 

• Nous nous engageons tous différemment. Veillez-y, que ce soit à la maison, au bureau ou sur la route. Mettre l’accent sur les besoins individuels permet non seulement de remonter le moral des troupes, mais aussi de les rendre plus performantes. 

• Sachant que la lassitude à l’égard de Zoom devient la norme, cherchez des moyens pour vous et votre équipe de sortir des sentiers battus pour vous connecter. Explorez des choses comme :

  • Décrocher le téléphone, toutes les situations ne justifie pas un appel Zoom.
  • Des rencontres hebdomadaires chez Staples Studio offrent une occasion d’apprendre et de collaborer.
  • Rencontrez-vous pour le dîner ! Il n’y a aucune raison de ne pas manger un bon repas avec votre collègue de travail les vendredis.

Vous avez besoin de savoir ce qui va et ce qui ne va pas avec vos équipes. Ne regardez pas plus loin que les personnes qui contribuent au fonctionnement de votre organisation. Prenez un moment pour recueillir les commentaires des employés. Il est fort probable que vos équipes bouillonnent de questions et d’idées. Posez-leur des questions pointues pour obtenir en exclusivité l’information sur ce qui fonctionne ou non. Ne craignez pas d’expérimenter et de réagir si nécessaire. Tout comme les gens, les entreprises ont besoin d’espace pour se développer et évoluer. 

Joe Jackman est membre du conseil consultatif « Travailler de n’importe où » de Staples/Bureau en Gros, un groupe d’experts du secteur et de chefs de file d’opinion dans les domaines de la technologie, de la productivité, de la conception, de l’ergonomie, et plus. Le conseil soutient notre communauté dans le nouveau monde du travail grâce à des avis d’experts, un leadership éclairé et un contenu informatif permettant de travailler plus intelligemment, d’apprendre davantage et de se perfectionner chaque jour. Pour en savoir plus sur le conseil consultatif « Travailler de n’importe où » de Staples/Bureau en Gros et ses membres, cliquez ici.