Comment organiser un événement virtuel avec succès

Les événements et les conférences virtuels ne sont pas près de disparaître. En fait, ils sont probablement là pour de bon, car les planificateurs d’événements anticipent la montée des expériences hybrides — des événements qui intègrent des interactions virtuelles et en personne — après la COVID-19.

En ce qui a trait aux coûts et à l’accessibilité, les entreprises ont beaucoup à gagner en intégrant les événements en ligne aux stratégies d’engagement à long terme des clients. Voici quelques façons d’organiser un événement virtuel avec succès.

Investissez dans la plateforme et la technologie d’événements virtuels appropriées

La qualité du contenu prévu pour un événement dépend de la capacité de vos participants à l’assimiler. Par exemple, personne ne veut assister à un cours de conditionnement physique en ligne où le flux vidéo se bloque sur l’instructeur pendant qu’il est au milieu d’une pompe.

Faites des recherches sur les logiciels d’événements virtuels et sur ce qui est logique par rapport à vos besoins opérationnels particuliers. Et si vous n’êtes pas certain de ce dont votre entreprise a besoin, assistez à l’un des événements virtuels qui se déroulent dans notre espace Sous les projecteurs ou ailleurs pour vous inspirer.

Sur le plan technique, vous devriez aussi avoir de l’équipement à portée de main pour améliorer les bases (c.‑à‑d. l’éclairage, l’audio et la vidéo). Couvrez plusieurs bases avec une trousse de vidéoconférence ou créez votre propre configuration avec l’aide de nos experts en services de technologie à domicile.

Mettez en place un plan pour la promotion de l’événement

Un autre élément à considérer lors de l’organisation d’un événement virtuel est la façon dont vous inciterez les gens à y assister. Quel que soit votre budget, il existe des façons de promouvoir vos efforts et de stimuler l’engagement.

Encouragez vos employés à partager l’événement sur leurs pages de médias sociaux. Si votre événement met en vedette des conférenciers, demandez-leur d’en faire la promotion croisée dans leurs canaux. Envoyez un courriel à votre liste de contacts. Réservez un petit budget pour les publicités numériques.

Réfléchissez également à la façon dont vous mobiliserez les participants après l’événement. Fournirez-vous un enregistrement de l’événement? Gardez les communications ouvertes et incitez les participants précédents à s’inscrire à d’autres événements à l’avenir.

Attendez-vous à des imprévus

Vous ne pouvez pas vous préparer à tout, mais vous pouvez être prêt à tout. C’est la raison pour laquelle il est bon de passer en revue l’horaire d’un événement ou d’un cours en ligne avant de le diffuser en direct. Il n’est pas mal non plus d’avoir le numéro du soutien de technologie en mémoire pour les moments où les défaillances doivent être résolues. De plus, envisagez d’avoir des conférenciers ou des enseignants de secours prêts au cas où quelqu’un se retirerait d’un événement sans préavis. Vous pouvez également inviter des experts sur le terrain à assister à un événement pour aider à répondre aux questions des participants et à intervenir en cas de difficultés techniques.

Recueillez les commentaires des participants rapidement et souvent

Vous ne pouvez pas deviner ce que vous ne savez pas. Et l’une des meilleures façons de savoir exactement tout ce que vous ignorez est de planifier un événement, de l’organiser et de recueillir des commentaires après l’avoir fait.

Sondez les participants (participants et personnes à l’écran) sur leur expérience — les avantages et les inconvénients. Servez-vous de leurs réponses pour vous informer et faire évoluer les événements futurs, et assurez-vous de produire du contenu de grande valeur pour les marchés cibles.