Comment rester concentré au travail — Et les outils dont vous aurez besoin pour y parvenir

Nous sommes tous passés par là : nous nous installons pour commencer à travailler et sommes distraits. Parfois, c’est parce que vous êtes submergé par le nombre de tâches à accomplir, d’autres fois, c’est à cause des demandes ponctuelles de vos collègues (ou de vos enfants à la maison). Quelle que soit la raison, la bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses façons d’augmenter la productivité lorsque vous travaillez de n’importe où.

Clare Kumar est une experte en productivité, une accompagnatrice pour cadres et une conférencière professionnelle située à Toronto. Elle se concentre sur les moyens d’aider les gens à mieux se concentrer, établir des priorités dans leur emploi du temps et, plus généralement, faire avancer les choses. Mme Kumar nous donne ici ses meilleurs conseils pour s’organiser et rester concentré.

Organiser ses dossiers

« En nous sentant organisés, nous éliminons les distractions et les pertes de temps qui sont à l’origine de beaucoup de stress », affirme Mme Kumar. Elle recommande de choisir un endroit où vous pouvez organiser physiquement vos dossiers, comme un caisson ou une boîte de classement portable.

Penser ergonomie

Le confort physique et l’ergonomie sont essentiels pour optimiser tout environnement de travail. « Si vous êtes à l’aise, vous pouvez maximiser votre productivité. Mais si ce n’est pas le cas, vous risquez de diminuer votre productivité et de vous blesser », explique Mme Kumar.

Restez concentré grâce à un bureau ergonomique qui vous permettra d’éviter les douleurs dorsales et la fatigue du cou et des yeux. Commencez par un bon fauteuil de bureau, un support pour écrans et un clavier. Vous n’êtes pas certain de savoir comment procéder pour aménager le tout correctement. Pour vous guider, consultez notre document infographique « Cinq étapes pour un espace de travail plus sain ».

Trouver ses propres meilleures pratiques

En l’absence d’un horaire de travail stable de neuf à cinq, certains d’entre nous ne parviennent pas à bien structurer leur journée de travail. Voici la recommandation de Mme Kumar : creusez pour comprendre et établir les fondements de votre productivité personnelle. « Une fois que vous saurez ce qui fonctionne pour vous, vous tirerez profit d’un système qui vous aidera à maintenir votre rendement de manière durable », explique-t-elle. Si vous sentez que vous avez besoin d’un soutien additionnel, un accompagnateur en matière de productivité peut vous aider.

Courir contre la montre

Si vous avez des problèmes de procrastination, Mme Kumar recommande de limiter le temps de réalisation des tâches imprévues en utilisant une horloge ou une minuterie numérique pour compter les minutes qui vous séparent de la liberté. En y intégrant le jeu, vous pouvez augmenter vos niveaux d’énergie et vous lancer dans une compétition avec vous-même. Par exemple, s’il vous a fallu 16 minutes pour accomplir la même tâche la dernière fois, essayez de le faire en 15 minutes.

Planifier ce qui est important

Prendre des engagements envers soi-même peut sembler étrange au début, mais Mme Kumar affirme que la planification de ce temps est essentielle pour assurer productivité et équilibre. Si le yoga à l’heure du dîner vous donne de l’énergie en après-midi, inscrivez-le à votre horaire. Essayez de le faire en un clin d’œil en utilisant un calendrier mural ou un agenda quotidien.

Mettre l’accent sur les priorités (« Focus 5 »)

Rédiger une liste de priorités quotidiennes. « Je l’appelle le Focus Five », explique Mme Kumar, qui note ses priorités sur des fiches, ce qui lui semble plus « apaisant et satisfaisant » que les applications numériques. Vous pouvez également utiliser un bloc-notes, comme ce bloc notes magnétique Poppin que vous pouvez poser sur votre bureau ou fixer sur un tableau blanc.

Prendre l’air

Songez à remplacer votre prochain appel social ou Zoom pour discuter durant une promenade. Mettez votre casque d’écoute sans fil et filez au parc. Le fait de se retrouver dans un environnement naturel et apaisant peut vous aider à reprendre le travail en améliorant vos fonctions cognitives, indique Mme Kumar.

Comme dans le bon vieux temps

Tout espace de travail moderne pour travailler de n’importe où a besoin de quelques outils comme dans le bon vieux temps.

Tout d’abord, le papier : « J’ai fait la transition vers un travail encore plus créatif grâce au numérique, mais il y a des moments où j’ai envie de m’asseoir avec un carnet de notes », confie Mme Kumar. « Le fait de ralentir et écrire affecte le cerveau, car il fonctionne différemment que lorsque vous tapez sur un clavier. » (N’oubliez pas de protéger votre confidentialité en prenant soin de déchiqueter vos vieux papiers à l’aide d’une déchiqueteuse de bureau à la maison.)

Deuxièmement, procurez-vous une horloge : « L’horloge analogique indique un changement physique du temps, alors que l’affichage numérique indique un nombre différent et non le passage du temps », explique Mme Kumar.

Outils d’optimisation de la productivité

Enfin, ne négligez pas les outils numériques qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre journée de travail et de vos collaborations. Les trois outils favoris de Mme Kumar sont :

• Otter.ai pour l’enregistrement et la transcription de la voix,

• Canva pour les présentations et les manuels d’instruction,

• Boomerang, une extension pour Gmail qui vous permet d’envoyer des messages plus tard.   « Il s’agit d’un outil intelligent pour établir des limites », déclare Mme Kumar.