Comment travailler plus intelligemment en 2022

Bienvenue en 2022 – une nouvelle année, un nouveau vous et, surtout, un nouvel état d’esprit en ce qui a trait au travail. Le stress de la pandémie a imposé une pression sur tous les aspects de notre vie et trouver un équilibre n’a pas été chose facile. En 2022, la question est la suivante : pouvez-vous travailler mieux et plus efficacement afin de pouvoir consacrer plus de temps à votre équilibre? Heureusement, selon les experts, la réponse est oui!

Vérification matinale de l’état d’esprit : soyez prêt pour le travail au réveil

« La productivité consiste en partie à garder notre jeu mental très fort », déclare Clare Kumar, membre du Conseil consultatif du TNO et experte en productivité.

« J’invite les gens à faire une vérification matinale de leur état d’esprit. Je veux qu’ils se concentrent et se demandent : suis-je en train de créer une spirale positive ou de tomber dans une spirale négative? Et si vous êtes en train de sombrer dans la spirale, ayez quelques stratégies de secours. »

Kumar appelle ces stratégies « mojo lifters ».

« Ça peut être de la musique, une chanson (j’écoute “Living on the Ceiling” de Blancmange, un super morceau des années 80) ou peut-être d’un dicton ou d’une phrase de quelqu’un que vous aimez. Vous pourriez enregistrer le rire de votre enfant. Ou faire une promenade matinale. Savoir chaque jour où en est votre état d’esprit peut grandement contribuer à détecter une spirale négative avant qu’il ne soit trop tard d’y échapper. »

Reconnaissez le besoin de faire une pause

« Ça peut sembler bizarre de commencer une liste pour être plus productif », déclare Barbara Green, qui se décrit elle-même comme une ninja de la productivité et présidente de Think Productive North America, « mais si nous comprenons que nous sommes incapables de maintenir un haut niveau de concentration et de focalisation sur une période prolongée, nous pouvons cesser de nous flageller et apprendre à consacrer notre attention limitée aux tâches de grande valeur. »

S’il faut vous convaincre que vous ne pouvez pas simplement « passer à travers » la journée sans problème, voici un peu de science.

Le cerveau adulte ne représente que deux pour cent de la masse corporelle et pourtant, il consomme 20 pour cent de vos besoins caloriques par jour. La moitié de cette énergie est consacrée purement à l’entretien – faire tourner le moteur, en quelque sorte.

« Ça ne laisse pas beaucoup de jus dans la batterie pour puiser dans la zone des fonctions exécutives de notre cerveau (le lobe frontal) qui nous est nécessaire pour raisonner, planifier, prendre des décisions et nous adapter aux changements… toutes ces activités de grande réflexion que nous effectuons au quotidien », explique Green.

Michelle Cederberg, experte en santé et productivité, se fait l’écho de ces points et dit carrément « prenez vos putains de pauses! ».

« Votre cerveau vous indique qu’il est temps de faire une pause. Quand il vous est plus difficile de vous concentrer, que votre esprit s’égare, que vous êtes facilement distrait, que vous vous surprenez à bâiller ou à respirer plus profondément, que vous vous agitez, que vous avez faim ou que vous êtes distrait. Bien souvent, nous ignorons ces signes et continuons à travailler, même si nous ne sommes plus au mieux de notre forme », dit Cederberg.

Que devez-vous faire?

« Quittez votre bureau et trouvez un endroit pour vous détendre », dit Cederberg. « Prenez une collation santé, faites une promenade, asseyez-vous et respirez (sans votre téléphone). Laissez à votre corps le temps de se reposer, et à votre cerveau la possibilité de se réoxygéner et de se recharger. L’idéal est de prendre vingt minutes, mais à la rigueur, même cinq minutes peuvent être bénéfiques. »

Mono-tâche et NON pas multitâche

Ça ne sert à rien d’essayer de faire plusieurs choses en même temps. Mieux vaut faire qu’une seule chose à la fois. Et la faire correctement.

« Effectuer plusieurs tâches en même temps, surtout pour des activités complexes, épuisera plus rapidement vos capacités mentales et vous stressera également, ce qui peut entraîner des erreurs », dit Green. « Nous recommandons la mono-tâche, soit effectuer une tâche jusqu’au point d’achèvement naturel ou jusqu’à la pause, puis passer à la tâche suivante. »

Cessez de vérifier vos courriels au début de la journée

Ok, mais… que faire en premier lorsque vous arrivez à votre bureau?

« Avant d’entreprendre quoi que ce soit d’autre, passez en revue votre liste de tâches quotidiennes », dit Green. « Déterminez les tâches que vous devez accomplir aujourd’hui et qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Ça vous permettra d’entamer votre journée en sachant où appliquer votre précieuse attention et votre concentration. »

Ne perdez pas le contrôle et ne laissez pas votre boîte de réception se transformer en une liste de choses à faire.

« Bien sûr, il se peut qu’il y ait là-dedans une urgence que vous devez traiter ou un courriel d’un client important que vous ne pouvez pas ignorer », dit Green. « Si c’est le cas, remaniez votre plan de sorte à intégrer ces éléments, mais restez sur la bonne voie. »

Partir à la chasse aux crapauds

« L’un des moyens de se sentir bien à la fin de la journée est de s’attaquer à ces lourdes et répugnantes tâches que vous remettez sans cesse à plus tard », déclare Green.

Cooper attribue au consultant en productivité Brian Tracy le mérite d’avoir baptisé ces tâches « crapaud », d’après un adage de Mark Twain. C’est un conseil qui résonne auprès des participants à ses ateliers et séminaires.

« Twain a suggéré que si votre travail consiste à manger un crapaud, il est préférable de le faire au début de la journée, car tout ce qui suit aura un goût plus agréable en comparaison. Alors, partez à la chasse aux crapauds. Repérez ces activités que vous avez évitées et qui commencent à vous causer du stress. Vous pouvez envisager de partir à la chasse aux crapauds à plusieurs, en compagnie d’un collègue ou de votre équipe [afin de vous attaquer ensemble, ou du moins en même temps, à des tâches plus ardues]. En partageant nos crapauds avec autrui, on renforce la responsabilité et l’engagement pour s’assurer que nos crapauds sont traités et non ignorés. »

Faites le tri entre l’urgent et l’important

L’une des plus grandes frustrations que Green entend de la part des gens est que tout doit être fait dans l’immédiat. 

« La confusion entre les mots “urgent” et “important” rend difficile la hiérarchisation de notre travail », déclare Green. « Nous devons remettre en question cette affirmation et adopter une attitude plus impitoyable envers notre précieuse attention et notre concentration. Pour ce faire, il vous faut déterminer si la tâche est vraiment urgente ou si elle est importante. La différence étant que les tâches jugées « urgentes » doivent être effectuées immédiatement, tandis que les tâches jugées « importantes » doivent être effectuées correctement. »

Le compromis à faire ici est la vitesse par rapport à la précision.

« Il est sans doute possible de réaliser des tâches très rapidement à 3 heures de l’après-midi, mais si la qualité compte plus que la rapidité, il est préférable de s’y attaquer lorsque vous êtes au maximum de vos capacités cérébrales, c’est-à-dire le matin », déclare Green. « Armé de ces connaissances, vous pourrez peut-être renégocier certaines de vos échéances afin d’accorder au travail toute votre attention et avoir les meilleures chances de réussir. »

Respirez… c’est une bouée de sauvetage

Vous vous sentez dépassé par les échéances sans possibilité de faire une vraie pause? « Respirez », recommande Cederberg. « Inspirez lentement par le nez pendant quatre à six secondes, faites une pause et expirez par la bouche pendant le même laps de temps. Répétez ce processus pendant une minute ou deux. Fermez les yeux et détendez vos épaules en même temps. »

Lorsque vous faites une pause et que vous vous concentrez sur une respiration lente et profonde de cette manière, dit Cederberg, « ça permet à votre système nerveux parasympathique de repousser la lutte ou la fuite et de redonner au corps un état de calme. »

Connaître son temps de sommeil

Kumar estime que chacun devrait connaître son temps de sommeil. « C’est la quantité de sommeil dont vous avez besoin sur une période de 24 heures pour vous réveiller en vous sentant reposé sans l’aide d’une alarme. »

Comment fait-on pour le calculer? C’est tout simple.

Kumar recommande à chacun dans un premier temps de considérer que leur temps de sommeil correspond à cinq cycles de sommeil de 90 minutes, soit une durée totale de sept heures et demie.

« Réglez une alarme Coucher pour vous indiquer l’heure d’aller au lit, tout en continuant à régler votre alarme Réveil. Toutefois, si c’est votre réveil-matin qui vous réveille, avancez votre alarme de coucher de 15 minutes jusqu’à ce que vous vous réveilliez à la même heure sans l’aide de votre réveil-matin. Si vous vous accordez un horaire de coucher cohérent, vous aurez de meilleures chances de vous reposer. Si jamais vous ne parvenez pas à vous reposer, prévoyez un peu de temps libre dans votre matinée ou votre après-midi pour récupérer. »

Kumar nous accorde à tous un peu de répit pour 2022.

« Je pense que plus nous pouvons fixer des objectifs ([sans être] attachés au résultat) peut aussi être un moyen génial de commencer à penser à 2022. »