Small Business Budget Tips

En tant que propriétaire d'entreprise indépendant, l’établissement d'un budget est l'une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour développer votre entreprise de manière saine. Vous pensez sans doute qu'un budget annuel est la meilleure approche de la planification financière, mais il faut savoir que les budgets mensuels ou trimestriels peuvent également être utiles pour garder votre situation financière sous contrôle.

Grâce à ces outils, vous pouvez gérer les revenus, les dépenses, les profits, les flux de trésorerie et les objectifs financiers de votre entreprise, soit en consultation avec un comptable professionnel, soit en utilisant des logiciels financiers tels que QuickBooks en ligne. Pour les indépendants, des conseils et des astuces sur la budgétisation des petites entreprises peuvent vous aider à faire des choix judicieux.

Associez l'ensemble de l’équipe de votre entreprise indépendante dans la budgétisation

Vous avez peut-être le dernier mot sur les finances de votre petite entreprise, mais il est sage de faire participer votre équipe à la préparation d’un budget. Tous ceux qui sont responsables du budget devraient pouvoir contribuer d’une certaine façon à votre prise de décisions, après tout, ils peuvent offrir un point de vue unique.

Par exemple, si vous avez un entrepôt, les employés de votre entrepôt peuvent vous aider à décider s'il est plus utile de prévoir une nouvelle plateforme élévatrice à ciseaux ou si vous devriez plutôt investir dans un logiciel de gestion des stocks. Lorsque vos employés font partie de votre processus budgétaire, ils se sentent concernés par vos objectifs commerciaux.

1. Ne vous concentrez pas seulement sur des postes individuels

Bien souvent, la modification d'un poste de votre budget a des répercussions dans tout le document. Par exemple, si vous embauchez plus d’employés, leur salaire n’est pas la seule nouvelle dépense pour laquelle vous devez budgétiser. Vous devez également augmenter les avantages sociaux et les charges sociales. Bien que la gestion de la paie en ligne puisse simplifier le processus, de sorte que vous n'encourez pas d'augmentation des coûts administratifs, il est important de penser aux conséquences financières de tout changement que vous apportez au budget.

2. Assurez-vous de couvrir toutes les catégories de dépenses

Vos dépenses d'entreprise sont classées dans l'une des trois catégories de base : les coûts fixes, les coûts variables et les dépenses occasionnelles. Les coûts fixes comprennent :

·       Prêt hypothécaire ou loyer

·       Salaires et avantages sociaux

·       Les services publics, y compris les téléphones cellulaires

·       Les dépenses Internet, y compris l'hébergement Web

·       Licences, certificats, autres frais gouvernementaux et frais bancaires

·       Assurance

Les coûts variables sont les dépenses que vous ne pouvez pas prévoir avec une certitude absolue d'un mois sur l'autre. Il s'agit généralement des éléments suivants :

·       Matériaux bruts

·       Frais juridiques et professionnels

·       Frais et salaires payés aux entrepreneurs

·       Commissions de vente

·        Les frais de publicité et de marketing

·       Transport

·       Les voyages, y compris la participation à des conférences, des séminaires et des événements professionnels ou commerciaux

·       Dépenses bureautiques, telles que l'impression

En outre, vous avez parfois besoin de faire des dépenses en capital pour des équipements bureautiques importants, tels que des ordinateurs, des meubles, des logiciels, et d'autres articles technologiques, ou de l'équipement de fabrication. Suivez vos dépenses de près, et précisément, en utilisant QuickBooks.

3. Accordez-vous un salaire approprié

En tant que propriétaire de petite entreprise, il est bien tentant de reverser votre salaire dans votre budget, surtout lorsque vous essayez de démarrer une nouvelle entreprise. Certains nouveaux propriétaires d’entreprise se sentent coupables de se payer eux-mêmes, et d’autres estiment qu’il est plus important d’utiliser cet argent ailleurs.

Rappelez-vous que vous êtes aussi un employé de votre entreprise et pas seulement le propriétaire, et que vous méritez un salaire approprié tout autant que vos employés.Si en fin de compte vous choisissez de vendre votre entreprise, votre décision de ne pas vous verser un salaire peut donner l’image d’une entreprise en difficulté financière, même si ce n’est pas réellement le cas.

4. Prêtez une attention particulière aux estimations de temps

Si vous payez des employés sur une base horaire, des problèmes budgétaires peuvent apparaître si vous sous-estimez le temps que prennent certaines tâches. Par exemple, si vous supposez que le fait de faire un inventaire manuel dans votre entrepôt est une tâche de deux jours et que cela en prend quatre, cela vous coûtera deux fois plus cher en salaires. La sous-estimation du temps peut avoir une incidence sur les calendriers de livraison et mettre à mal l'élan de votre équipe qui essaie de respecter des délais irréalistes.

Même si vous n’avez pas de poste sur votre budget pour les estimations de temps, être réaliste quant au temps nécessaire pour accomplir les tâches peut vous aider à atteindre vos objectifs budgétaires. Un conseil utile est d'attribuer un délai supplémentaire à chaque projet (y compris lorsque vous donnez des estimations de livraison aux clients).

5. Traitez votre budget comme une entité vivante

Si vous prévoyez de créer un budget une fois par an et de ne plus vous y reporter ensuite, vous allez peut-être être surpris. Votre budget ne reste pas statique, même d'un mois sur l'autre. Au lieu de cela, il évolue à mesure que votre entreprise se développe et avec des flux et reflux constants de ventes et de dépenses. Les tendances saisonnières influent sur votre budget, tout comme votre efficacité organisationnelle et financière. À mesure que vos coûts évoluent, votre budget devrait également évoluer.

En tant que propriétaire de petite entreprise, il est essentiel de maîtriser votre budget et de procéder régulièrement à des ajustements fréquents pour bien comprendre la situation financière de votre entreprise. Chaque fois que vous consultez et modifiez votre budget, vous vous mettez dans une meilleure position pour prendre des décisions financières intelligentes dans un avenir immédiat.

6. Faites attention à ne pas prendre vos désirs pour des réalités

Si vous établissez un budget sur la base de vos prévisions les plus optimistes de ventes ou d'autres revenus, vous prenez le risque d’être déçu. Utilisez les résultats antérieurs sur une période de cinq ans associés à des projections réalistes et modérées pour élaborer votre budget. Lorsque vous comparez les budgets passés, recherchez les fluctuations de certains postes et essayez de les prendre en compte. L'utilisation de ces chiffres constitue une base solide pour établir votre prochain budget.

7. Choisissez les bons outils

Avoir les bons outils à portée de main vous permet d'aborder toute tâche de manière professionnelle, que vous prépariez des gâteaux au fromage pour votre café, que vous tourniez une vidéo pour promouvoir votre boutique en ligne ou que vous établissiez un budget pour votre petite entreprise. Bien sûr, vous pouvez ébaucher un budget à l'aide d'un programme de tableur de base, mais un logiciel de comptabilité professionnel tel que QuickBooks vous donne une longueur d’avance sur la concurrence. Grâce à un logiciel professionnel de comptabilité et de budgétisation, vous pouvez comparer votre budget actuel à celui des précédents, et analyser les chiffres pour déterminer quelles rectifications doivent être effectuées devient un véritable jeu d’enfant.

8. Surestimez vos dépenses

Beaucoup de petites entreprises passent d'un projet à l'autre, et chacun est différent. Si cela ressemble à vos affaires, vous savez que la prévision des dépenses projet par projet implique souvent un peu de conjectures. Alors que les grandes entreprises disposent souvent d’un bon matelas financier sur lequel elles peuvent compter, votre petite entreprise peut être plus durement touchée si vous ne prévoyez et ne budgétisez pas les dépenses.

Pour contrer cette possibilité, il faut surestimer les dépenses, en particulier les dépenses variables, et parfois imprévisibles, liées aux projets axés sur les clients. Vous établissez ainsi une couverture dans votre budget, de sorte que vous êtes prêt à faire face à des dépenses imprévues.

9. Simplifiez les choses

Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise très pragmatique, vous pourriez être tenté de vous plonger profondément dans vos rubriques lorsque vous préparez le budget de votre entreprise. Essayez de résister à cette tentation. Au lieu de cela, votre budget sera probablement plus utile si vous vous concentrez sur le niveau de catégorie. Pensez aux fournitures de bureau en général plutôt que d'essayer de déterminer combien de crayons vous a ez besoin. En gardant les choses simples, vous facilitez le suivi de vos dépenses au cours du mois ou du trimestre.

10. Recherchez où vous pouvez réduire les coûts

Même si votre revenu est assez stable, garder des coûts bas est toujours une bonne idée. Vous pouvez peut-être trouver des fournisseurs dont les prix sont inférieurs à ceux que vous payez actuellement, ou vous pouvez passer à des achats en gros pour économiser de l'argent. En vous concentrant sur la rationalisation de vos processus grâce à la mise en œuvre efficace de compétences en gestion du temps, vous pourriez également réaliser des économies.

Vous pourriez peut-être obtenir le même impact publicitaire en passant une partie de votre marketing sur les médias sociaux. Vos employés peuvent également avoir de très bonnes idées de réduction des coûts, alors pensez à demander des suggestions ou même à organiser un concours avec un prix intéressant à remporter par la personne qui a l’idée la plus rentable.

11. Investissez dans votre entreprise

Chaque dollar que vous dépensez est un dollar que vous n’avez plus, mais cela ne signifie pas que vous devriez avoir peur d’investir pour la croissance de votre entreprise. Même si vous avez un budget serré, ce n’est pas une mauvaise idée de débourser de l’argent tant que vous pensez pouvoir obtenir un retour sur votre investissement.

Parmi les exemples de bonnes dépenses, on peut citer l'inscription à un séminaire de formation ou à une conférence de l'industrie. Si vous pensez que vous pouvez transformer le coût de la formation aux nouveaux logiciels ou aux nouvelles techniques de vente de l'industrie en une augmentation des ventes importante grâce à une meilleure acquisition de clients, il est utile d'investir l'argent dans votre entreprise. Assister à une conférence où vous pouvez nouer des dizaines de contacts précieux et parler à un certain nombre de nouveaux clients potentiels est également une utilisation judicieuse des ressources. Ce pourrait également être le moment de tester une petite publicité locale ou un message de marketing pour savoir quel type de réponse vous obtenez.

12. Responsabilisez tout le monde, en commençant par vous-même

Un budget n’est bon que si vous avez la capacité de vous y tenir. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous finissez par faire confiance à de plus en plus de personnes pour respecter les budgets de leur service, mais la véritable responsabilité commence et se termine avec vous. Si la discipline financière ne vous est pas naturelle, vous pourriez demander à un ou plusieurs de vos employés de vous tenir responsable. Gardez aussi le cap sur la responsabilité de vos employés, en prenant au sérieux tout dépassement de budget.

En examinant périodiquement votre budget avec tous les employés qui ont le pouvoir de dépenser de l'argent au nom de l'entreprise, vous vous assurez que vous êtes tous sur la même longueur d’onde.

Autres conseils budgétaires

Pour être efficace, il faut trouver des moyens d'utiliser les ressources existantes afin d'optimiser l'impact sur l'entreprise. D'autres idées simples qui pourraient vous faire économiser de l'argent ou développer votre entreprise à peu près sans frais comprennent :

Profitez des médias sociaux. Créez une page Facebook ou un profil Instagram, puis téléchargez des vidéos hebdomadaires où vous fournissez des astuces et conseils gratuits. Les gens aiment obtenir des choses gratuitement, et ces personnes pourraient devenir plus tard des clients qui achètent vos produits ou services.

Essayez de bénéficier d'une remise groupée sur les ensembles de services professionnels. Si vous avez besoin de solutions pour la tenue des comptes, la facturation, la paie et les dépenses, travaillez avec un seul fournisseur pour tenter d'obtenir un prix plus bas en les achetant tous ensemble.

Proposez une promotion offrant une remise sur vos services professionnels. Les entreprises utilisent ces stratégies de gestion des pertes pour obtenir de nouveaux clients tout le temps. Beaucoup de clients qui essaient un produit ou un service gratuitement deviennent des clients réguliers.

Magasinez en cherchant le prix le plus bas. Si vous avez besoin de mettre à niveau votre technologie, faites le tour des offres de plusieurs fournisseurs. Faites-leur savoir que vous discutez avec d'autres entreprises pour obtenir le prix le plus compétitif.

Le fait de travailler avec un logiciel de comptabilité intelligent vous permet de garder une longueur d'avance en matière de budgétisation. Avec QuickBooks en ligne, vous pouvez organiser vos finances d'affaires et être prêt pour les impôts.