Devriez-vous détruire vos documents alors que vous travaillez à distance?

Même avant que beaucoup d'entre nous ne travaillent à distance, le risque de vol d'identité, de fraude ou de violation de données était bien réel. Aujourd'hui, avec encore plus de documents critiques à notre portée, il est temps de repenser la manière dont nous pouvons protéger nos renseignements.

« Une violation de données peut entraîner des amendes importantes et des dommages permanents à la marque d'une entreprise », explique Emma Morrissey, responsable des solutions d'impression chez Staples/Bureau en Gros. Selon une étude réalisée en 2018 par la Ponemon Institute, les déchets dans les poubelles ou les bacs de recyclage représentaient 88 % des violations de données. Dans cette optique, le déchiquetage est la méthode privilégiée et sécuritaire pour l'élimination des documents personnels et professionnels.

« En travaillant à domicile, il existe un risque accru de vol d'identité, de destruction et de garde inappropriée des renseignements personnels. Les employés ne disposent pas des outils et des ressources nécessaires à la destruction des documents en papier de manière sûre et sécuritaire », déclare Philip Graham, associé principal chez Koskie Minsky LLP à Toronto. « Une brèche pourrait se produire en laissant simplement un dossier de travail dans votre voiture. »

Professionnel certifié de la protection des renseignements personnels, Graham suggère que les entreprises envisagent d'externaliser la destruction de documents à des tiers professionnels. Le Centre de solutions Staples/Bureau en Gros propose trois types de services de déchiquetage sécurisé, adaptés à toutes les petites et grandes entreprises.

Déchiquetage en magasin : idéal pour les petites quantités qui peuvent être déposées dans un magasin Staples/Bureau en Gros local où elles sont pesées et placées dans des bacs sécurisés. D’autres avantages en plus de la sécurité? En éliminant les vieux documents, les factures et les comptes, vous obtiendrez plus d'espace dans votre bureau à domicile.

Ramassage ponctuel : c'est votre meilleure option pour faire le vide. Iron Mountain, le partenaire de Staples/Bureau en Gros en matière de déchiquetage, peut aller chercher les boîtes, ou fournir des bacs qui seront ensuite ramassés. Ce service vous servira bien lorsque vous entreprendrez une purge inspirée par Marie Kondo.

Abonnement récurrent : principalement pour les grandes entreprises qui produisent continuellement des tonnes de papier n'ayant pas besoin d'être stockées. Les bacs verrouillés et vides sont placés dans les bureaux des clients, pour être ensuite ramassés par Iron Mountain pour le déchiquetage.

Garder ou laisser aller?

Selon Graham, les documents qui doivent être détruits sont ceux pour lesquels des informations personnelles ont été collectées, mais dont le propos n'est plus pertinent, ou ceux qui sont prescrits pour être conservés sur une période de temps plus longue. « Les entreprises qui collectent ou entreposent des informations personnelles d'une personne doivent appliquer des politiques et des procédures claires et complètes concernant le moment et la manière dont elles vont se débarrasser de tout document ou enregistrement. »

À la maison, jetez les documents qui comportent des renseignements personnels comme les relevés de carte de crédit, les factures et les anciennes déclarations de revenus (vous n'avez besoin de les conserver que pendant un à deux ans). Conservez des éléments tels que des certifications, des actes, des licences, ainsi que des déclarations récentes de sécurité sociale, des reçus de taxes et de garantie, et des relevés de police d'assurance, de banque et de régime de retraite.

Le centre de solutions est sécurisé

Le centre de solutions offre le plus haut degré de sécurité en matière de déchiquetage, c'est-à-dire qu'il prend tout, des papiers de toutes tailles et de toutes couleurs aux magazines et aux chemises de classement. Avec cette méthode de déchiquetage, il n'est pas nécessaire d'enlever les agrafes, les trombones, les élastiques ou les petites reliures à spirales. « Tout le matériel est apporté à un endroit sécurisé pour être déchiqueté deux fois et détruit afin de respecter toutes les réglementations de l'industrie. De là, les matériaux sont acheminés vers l'usine de papier pour y être réduits en pâte », explique Morrissey. REMARQUE : la destruction et le recyclage des plastiques tels que les CD, les badges d'identité, les radiographies, le matériel d'emballage et le matériel informatique (pièces d'ordinateur, de photocopieur et d'imprimante) sont également disponibles, mais doivent être collectés séparément.

Le déchiquetage vous fait gagner du temps et de l'argent, tout en étant écologique « Iron Mountain recycle 100 pour cent des matériaux collectés », explique Morrissey. « Tout le papier est destiné à une usine de pâte, plutôt qu’à une décharge. Il est ensuite utilisé pour créer tous les nouveaux types de produits papier. » Un service de déchiquetage, comparé à un déchiqueteur à la maison, élimine les erreurs et les problèmes de sécurité potentiels, et en fin de compte permet aux employés de gagner un temps précieux. « Il est plus rapide de placer des documents dans un bac verrouillé que d'avoir à alimenter des pages à l'aide d'un déchiqueteur, ce qui libère le temps des associés pour qu'ils puissent accomplir leur travail. »