La vidéoconférence pour les webinaires et réunions virtuels devient un jeu d’enfant

Les webinaires et réunions virtuels ne sont pas près de disparaître. Et même si faire rire vos collègues avec votre arrière-plan de cellule de prison a pu vous le faire oublier au début, le sentiment d’emprisonnement dû à la fatigue de Zoom est maintenant bien trop réel.

Heureusement, travailler à établir une meilleure expérience de vidéoconférence pour vous-même et vos employés est un investissement qui se rentabilisera de lui-même (et même plus) au fil du temps. Voici quelques éléments à prendre en compte pour optimiser les webinaires et réunions virtuels en cours et chaque événement en ligne entre les deux.

Utilisez les outils de vidéoconférence adaptés à votre travail

Les transitions rapides vers le télétravail ont été accompagnées de décisions rapides concernant les outils à mettre en œuvre pour répondre aux besoins des réunions virtuelles. Zoom est peut-être devenu la norme dès le début, mais il existe plusieurs outils à découvrir sur le marché pour les webinaires et réunions virtuels.

Hopin, par exemple, est une excellente option pour tout, des conférences et sommets aux webinaires, en passant par les événements de réseautage. Ou peut-être avez-vous besoin d’un outil simple et abordable pour rendre la diffusion en direct professionnelle plus fluide? Quelque chose comme StreamYard pourrait offrir tout ce dont vous avez besoin pour héberger des expériences virtuelles rayonnantes.

Prenez le temps de faire un bilan de ce qui fonctionne actuellement et de ce qui ne fonctionne pas avec votre configuration de vidéoconférence. Ensuite, faites un tour de magasinage et alignez-vous avec des outils offrant le type de fonctionnalité le mieux adapté à vos besoins à court et à long terme.

Définissez un plan

Ayez un plan avant de diffuser en direct tout webinaire ou événement virtuel que vous pourriez héberger. Faites un essai à l’avance pour aborder des sujets tels que la modération des questions-réponses, le rythme, les visuels nécessaires à l’écran, les transitions, et plus encore.

De fait, ce n’est pas une mauvaise idée d’aborder toute réunion de la même manière, du moins du point de vue de l’ordre du jour. Prenez l’habitude d’inclure des détails dans vos notes de calendrier sur le sujet de discussion afin que les participants sachent ce qui est à préparer et ce à quoi s’attendre.

Optimisez votre espace physique pour votre espace virtuel

Votre environnement physique influencera la qualité de votre vidéoconférence. Un éclairage médiocre, des pièces désordonnées et des fonds bruyants méritent d’être atténués, voire complètement évités, pour le bien de votre expérience virtuelle et des participants.

Par exemple, les toiles de fond graphiques, bien qu’elles puissent être des amorces de conversation « amusantes », peuvent également être gênantes lorsqu’elles sont surutilisées. Le plus souvent, c’est une bonne idée de choisir un écran minimaliste bien éclairé .

En outre, si vous rejoignez une réunion virtuelle à partir d’un espace partagé, attendez-vous à l’imprévu. Investissez dans des casques à suppression du bruit de qualité ou un microphone professionnel pour offrir le meilleur son possible à tous les utilisateurs dans la « salle ».

N’invitez pas un trop grand nombre de participants à vos réunions virtuelles

Il n’y a pas de salle bondée pour les réunions virtuelles, mais cela ne signifie pas que les participants ne puissent pas se sentir entassés. Avec des difficultés techniques telles que le gel de l’écran et le décalage audio qui peuvent se produire, les participants peuvent se sentir improductifs.

Plus vous ajoutez de personnes à une réunion virtuelle, plus il devient difficile de favoriser une discussion fructueuse. Ainsi, comme vous le feriez pour les réunions au bureau, soyez attentif à qui a vraiment besoin d’assister à quoi et quand.

Tenez compte de la durée de la réunion virtuelle

Lorsque les réunions et les webinaires sont organisés virtuellement, il est facile de perdre la notion du temps. Après tout, il n’y a pas de collègues qui attendent à la porte pour entrer dans la salle de conférence et vous demander de sortir lorsqu’ils ont besoin de l’espace.

Soyez respectueux des horaires des participants et réaliste quant à la durée nécessaire en fonction des objectifs de la réunion. Avec un ordre du jour comme guide, prenez en compte la façon dont vous utiliserez les minutes allouées pour chaque point dont vous voulez discuter, plutôt que de bloquer une heure sans réfléchir pour une « discussion libre ».