Objectif boîte de réception vide : comment parvenir à une boîte de réception vide et y rester

Dans le monde numérique des petites bulles de notification rouges, il y a 2 types de personnes. Il y a tout d’abord ceux qui regardent fixement, mais calmement leur écran parsemé de milliers de messages en rouge non lus.  Et il y a ceux qui sont ordonnés et qui préfèrent traiter et se débarrasser de toutes les applis de fenêtres surgissantes en temps réel.

Nous en rions tous. Nous en faisons des mèmes. Mais blague à part, avoir l’un ou l’autre de ces comportements peut sérieusement entamer votre productivité.

Si vous n’organisez pas vos communications numériques, la rapidité de l’envoi de vos réponses en souffrira. Sans parler du fait que visuellement, une boîte de réception pleine de messages non lus ne procure pas réellement un sentiment de plénitude et d’accomplissement.

D’un autre côté, si vous êtes l’une de ces personnes qui sont habituées à consulter chacun de ses messages au moment où ils apparaissent, vous n’aidez en rien votre niveau d’efficacité de cette façon. Interrompre vos activités pour consulter une notification détourne votre attention portée sur les tâches que vous accomplissez, ce qui demande plus de temps pour y revenir après coup.

Voici comment trouver un juste équilibre entre les deux extrêmes en réussissant à parvenir à une boîte de réception sans courriel et à maintenir cet objectif.

Priorisez les messages entrants

L’avantage des courriels c’est que, contrairement aux appels téléphoniques que vous prenez, vous n’avez pas besoin de fournir des réponses immédiates.  Tout au moins, pas à l’ensemble des messages que vous recevez quotidiennement.

Habituez-vous à associer chaque courriel reçu à une étiquette de priorité prédéterminée. Par exemple, si vous recevez un courriel auquel vous n’avez pas à répondre, auquel vous avez été ajouté en copie conforme pour information, ou un infocourriel, archivez-le plutôt que de le laisser non lu dans votre boîte de réception. Si vous ne ressentez pas le besoin d’ouvrir un courriel, désabonnez-vous pour éviter de recevoir d’autres messages.

Pour les messages qui ont besoin d’une réponse, pensez-y en termes de complexité de la réponse. Pouvez-vous simplement répondre en une ou deux phrases courtes que vous pouvez envoyer en quelques minutes ? Si c’est le cas, faites-le tout de suite. Sinon marquez-le d’une étoile ou d’un rappel pour vous en occuper plus tard.

Soyez raisonnable avec l’utilisation des catégories ou sous-catégories

Aujourd’hui grâce aux fonctions de recherche offertes par beaucoup de boîtes de réception de courriels, certaines personnes affirment que les catégories et les sous-catégories ne sont pas nécessaires. Et qu’elles apportent plus de travail que d’avantages.

Cependant, il y a des cas où la recherche ne suffira pas. Si vous vous souvenez des détails précis d’un courriel reçu plusieurs mois auparavant, c’est une bonne chose. Mais si vous ne vous souvenez que vaguement des termes clés, en ce cas les catégories et sous-catégories peuvent vous être d’une grande utilité dans votre recherche.

Ayez un nombre minimum de catégories et de sous-catégories, et prenez le temps de les vider chaque trimestre.

Réservez du temps pour la gestion de votre boîte de réception

Réserver du temps est une très bonne approche pour gérer votre concentration durant votre journée de travail. Et, bien que vous utilisiez peut-être cette technique pour des projets plus spécifiques basés sur vos tâches actuelles, pensez à élargir vos horizons.

Essayez de réserver 30 minutes sur votre emploi du temps le matin et l’après-midi pour consulter et répondre à vos courriels. Vous pouvez étendre ces périodes de temps selon les disponibilités qui vous sont imparties pendant votre journée de travail. L’idée générale est de minimiser la fréquence des moments où vous détournez votre concentration pendant la journée et de prendre du temps pour répondre à vos courriels d’une manière réfléchie, plutôt que de simplement faire ce que vous pouvez en toute hâte.

Utilisez des gabarits

Beaucoup de boîtes de réception offrent des fonctions de pointe destinées à renforcer la productivité. Elles sont très souvent inutilisées parce que les personnes soit ne savent pas qu’elles existent, soit ne veulent pas prendre le temps de les paramétrer.

Pourtant, vous perdez parfois plus de temps en cours de route sur certaines choses qui auraient pu être évitées en investissant un peu de votre temps au départ. Il est toujours avantageux de planifier les choses sur le long terme.

Par exemple, si vous envoyez très souvent des courriels qui se répètent, pensez à concevoir des gabarits. Cela peut être d’une grande utilité pour ceux qui travaillent dans la vente ou la collecte de fonds et qui ont besoin d’envoyer des messages à un large réseau, mais aussi d’ajouter rapidement des encarts personnalisés à leurs courriels.