Votre guide pour savoir quoi déchiqueter et quand le faire

Dans le monde numérique, il y a quelque chose d’étrangement sacré dans un morceau de papier. Il est physique, tangible et ce n’est pas toujours facile de s’en départir, surtout lorsque des renseignements personnels sont en jeu.

Quelle est la dernière fois où avez-vous laissé une facture reçue par la poste traînée sur votre bureau, alors qu’elle était déjà payée électroniquement depuis plusieurs mois déjà? À quelle fréquence classez-vous des documents pour ne jamais les regarder à nouveau?

En dhors des options sans papier, les entreprises font toujours face à des caisses pleines de papier. Alors que tout cela pourrait être facilement résolu avec un peu d’organisation et de déchiquetage.

Qu’est-ce qui est logique de déchiqueter?

Ce qu’il faut déchiqueter peut être une question d’opinion. Certaines personnes peuvent vous dire de tout déchiqueter. Après tout, pourquoi pas? Grâce aux services de déchiquetage sécurisé de Bureau en Gros, vous pouvez littéralement pratiquement tout déchiqueter — des plans d’ingénierie aux magazines et photographies — sans même avoir à retirer les agrafes, les trombones, les élastiques ou les petites reliures.

Cependant, si vous éprouvez de l’anxiété liée à la séparation de certains documents, une bonne règle de base est de déchiqueter les documents relatifs aux données confidentielles qu’ils contiennent. Par exemple, vous devez toujours déchiqueter les articles qui incluent des numéros de compte, des soldes ou des numéros de carte de crédit.

Cela peut inclure :

• Reçus de vente

• Factures payées

• Offres de carte de crédit

• Chèques déposés

• Bulletins de salaire

• Impôts et autres formulaires juridiques

Essentiellement, si une personne allait fouiller dans votre poubelle — et oui, cela arrive — quels sont les documents auxquels vous n’aimeriez pas qu’elle ait accès?

Quand devez-vous déchiqueter différents documents?

C’est très bien de déchiqueter des renseignements confidentiels, mais l’anxiété liée à la mise au rebut de documents est également bien réelle. Il faudra peut-être du temps et un changement d’état d’esprit pour établir de meilleures habitudes.

Avant de faire le grand saut, vous pouvez apaiser votre anxiété en créant une copie numérique. Cela est particulièrement vrai pour les documents fiscaux et juridiques qu’il faut garder dans ses archives pendant sept ans. Les applications telles qu’Adobe Scan facilitent la conversion de tout élément papier en PDF. Assurez-vous simplement de stocker les versions numériques dans un endroit virtuel sécurisé, comme sur un disque dur externe protégé par mot de passe.

Avec les copies numériques disponibles, les versions papier deviennent moins pertinentes. Déchiquetez immédiatement les documents contenant des renseignements très confidentiels et des éléments auxquels vous pourriez avoir besoin de vous référer dans un avenir proche, comme les bulletins de salaire ou les chèques déposés, et les déchiqueter à nouveau dans les 30 jours.

Comment le Centre de solutions de Bureau en Gros peut-il simplifier le processus de déchiquetage?

L’un des plus grands obstacles au déchiquetage c’est de le faire de façon sécuritaire et sûre. Le papier déchiqueté jeté dans un seul bac à déchets ne vous protège pas des fouilleurs de poubelles.

Notre partenariat avec Iron Mountain élimine cet obstacle en offrant des services en magasin qui vous permettent de déposer vos documents dans nos bacs verrouillés pour un recyclage responsable. Pour les besoins de déchiquetage en quantité industrielle, nous proposons également des options de ramassage uniques et récurrentes avec certificats de destruction offerts sur demande.

Fini l’encombrement, vous pouvez passer à un espace de bureau organisé dans lequel vous voudrez passer du temps. Découvrez comment nos services de déchiquetage peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.